物业接新部门应做什么？

当物业要接收一个新部门时，需要从多个方面做好充分的准备和安排，以确保新部门能够顺利融入并正常开展工作，以下是一些具体应做的事项。

前期沟通与了解

1、明确部门需求：与新部门负责人进行深入沟通，了解该部门的工作性质、业务流程、人员数量、设备设施需求等信息，如果是一个技术研发部门，可能需要高速稳定的网络、充足的电力供应以及合适的办公空间布局。

2、获取相关资料：收集新部门的组织架构、人员名单、作息时间等资料，以便更好地为其提供针对性的服务。

3、确定对接人员：双方确定专门的对接人员，负责后续的沟通协调工作，确保信息传递的及时性和准确性。

场地准备

1、空间规划：根据新部门的需求，合理规划办公场地，包括划分办公区域、会议室、休息区等功能区域，确保空间布局符合新部门的工作流程和使用习惯。

2、装修与清洁：对办公场地进行必要的装修和清洁工作，如果需要进行装修改造，要确保施工符合相关安全和环保标准，并在规定时间内完成，装修完成后，进行全面的清洁和通风，为新部门人员创造一个整洁、舒适的办公环境。

3、设备设施安装调试：按照新部门的需求，安装和调试办公设备、网络、电话等设施，在安装过程中，要确保设备的正常运行，并对新部门人员进行必要的使用培训。

制度与服务对接

1、物业制度宣贯：向新部门人员介绍物业的各项管理制度，如门禁管理、环境卫生管理、消防安全管理等，确保他们了解并遵守相关规定。

2、与标准明确：明确为新部门提供的物业服务内容和标准，包括日常保洁、设备维护、安保服务等，告知新部门人员服务的响应时间和投诉处理渠道。

3、费用核算与收取：根据新部门的使用面积、设备设施等情况，核算相关的物业费用，并与新部门协商确定费用收取方式和时间。

安全保障

1、消防安全检查：对新部门办公场地的消防设施进行全面检查，确保消防设备完好有效，疏散通道畅通无阻，为新部门人员提供消防安全培训，提高他们的消防安全意识和应急处置能力。

2、安保措施落实：加强新部门区域的安保管理，设置合理的门禁系统，安排专人负责巡逻，确保人员和财产安全。

3、应急方案制定：制定针对新部门的应急预案，如火灾、地震、停水停电等突发事件的应对措施，并组织相关人员进行演练，提高应急处置能力。

后续跟进与服务优化

1、定期回访：在新部门入驻后，定期进行回访，了解他们对物业服务的满意度和意见建议，及时解决他们在使用过程中遇到的问题，不断优化服务质量。

2、持续沟通：保持与新部门的密切沟通，根据他们的业务发展和需求变化，及时调整和完善物业服务内容。

物业接收新部门需要全面考虑各个方面的因素，做好充分的准备和服务工作，以确保新部门能够顺利入驻并高效运转。